Dịch vụ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại Tây Ninh

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có chức năng đại diện theo ủy quyền để bảo vệ lợi ích và hỗ trợ các hoạt động liên quan. Đây không phải là nơi trực tiếp kinh doanh nhưng lại đóng vai trò quan trọng như cầu nối giữa doanh nghiệp với khách hàng, đối tác tại những địa điểm khác nhau. Cùng theo dõi bài viết sau của Kế Toán Tây Ninh để tìm hiểu chi tiết về quy trình thành lập văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện là gì?

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ:

• Đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp.

• Bảo vệ lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

• Không thực hiện chức năng kinh doanh, mà chỉ làm văn phòng liên lạc và hỗ trợ.

Một số lưu ý khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty tại Tây Ninh

Khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại Tây Ninh, doanh nghiệp cần chú ý đến các quy định pháp luật để tránh sai sót và đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng. Dưới đây là những lưu ý quan trọng:

Quy định về cách đặt tên văn phòng đại diện

• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, có thể kèm chữ số hoặc ký hiệu.

• Doanh nghiệp có thể đăng ký thêm tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt:

  • Tên bằng tiếng nước ngoài: dịch từ tên tiếng Việt sang một ngôn ngữ sử dụng hệ chữ La-tinh.

  • Tên viết tắt: có thể rút gọn từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.

• Trên giấy tờ giao dịch, hồ sơ và ấn phẩm, tên văn phòng đại diện phải được in với cỡ chữ nhỏ hơn tên doanh nghiệp.

• Lưu ý: Phần tên riêng của văn phòng đại diện không được dùng cụm từ “công ty” hoặc “doanh nghiệp” để tránh nhầm lẫn về tư cách pháp nhân.

Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện

• Trụ sở văn phòng đại diện phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ rõ ràng: số nhà, tên đường, xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố.

• Không được đặt văn phòng đại diện tại nhà tập thể hoặc chung cư vì không đáp ứng điều kiện pháp lý.

• Nếu thuê địa điểm, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

  • Hợp đồng thuê văn phòng hợp lệ.

  • Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ/sổ hồng) của bên cho thuê.

  • Bản sao giấy tờ pháp lý (CMND/CCCD/hộ khẩu) của bên cho thuê để chứng minh quyền sở hữu hợp pháp.

Trường hợp thương nhân nước ngoài thành lập văn phòng đại diện tại Tây Ninh

• Địa điểm đặt trụ sở phải đáp ứng các điều kiện pháp luật Việt Nam về an ninh, trật tự, phòng cháy chữa cháy và an toàn vệ sinh lao động.

• Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài không được cho thuê hoặc cho mượn lại trụ sở dưới bất kỳ hình thức nào.

Sự khác biệt giữa văn phòng đại diện, chi nhánh và địa điểm kinh doanh

Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện công ty tại Tây Ninh

Để hoàn tất thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Tây Ninh, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ theo đúng quy định pháp luật. Hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện theo mẫu quy định.

• Nghị quyết, quyết định và biên bản họp của Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần), Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên), hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH 1 thành viên).

• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện, trong đó nêu rõ thông tin cá nhân và chức danh.

• Bản sao giấy tờ pháp lý (CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực) của người đứng đầu văn phòng đại diện.

• Giấy ủy quyền cho người được doanh nghiệp cử đi nộp và nhận hồ sơ (nếu không phải người đại diện theo pháp luật trực tiếp thực hiện).

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại Tây Ninh

Để hoàn tất thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại Tây Ninh, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ hợp lệ theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro bị cơ quan đăng ký trả lại. Cụ thể, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

Thông báo thành lập văn phòng đại diện

• Doanh nghiệp cần lập Thông báo thành lập văn phòng đại diện theo đúng mẫu quy định của pháp luật.

• Trong thông báo phải thể hiện rõ các thông tin cơ bản: tên văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở, lĩnh vực hoạt động, và thông tin người đứng đầu.

Nghị quyết, quyết định và biên bản họp của công ty

• Đối với công ty cổ phần: cần có nghị quyết, quyết định và biên bản họp của Hội đồng quản trị.

• Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên: chuẩn bị nghị quyết, quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên.

• Đối với công ty TNHH một thành viên: phải có quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thành lập văn phòng đại diện.

Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện

• Doanh nghiệp cần ban hành quyết định chính thức bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.

• Quyết định phải ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, thông tin pháp lý và chức danh cụ thể của người được bổ nhiệm.

Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu

• Người đứng đầu văn phòng đại diện cần cung cấp bản sao hợp lệ của một trong các loại giấy tờ pháp lý sau:

  • Chứng minh nhân dân (CMND).

  • Căn cước công dân (CCCD).

  • Hộ chiếu còn hiệu lực.

Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ

• Trường hợp người đi nộp và nhận hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cần có giấy ủy quyền hợp lệ.

• Giấy ủy quyền phải có chữ ký và đóng dấu (nếu có) của doanh nghiệp để đảm bảo tính pháp lý.

Lời kết

Việc thành lập văn phòng đại diện tại Tây Ninh mang lại nhiều lợi ích trong việc mở rộng thị trường và tăng cường quan hệ với khách hàng, đối tác. Nếu bạn cần dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty hãy liên hệ với Kế Toán Tây Ninh để được hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí.